หลายคนอาจจะสงสัยว่า ระบบการจัดการทำบัญชีระหว่างองค์กรเล็กและองค์กรใหญ่นั้น มีความแตกต่างกันอย่างไรบ้าง วันนี้ผู้เขียนจะมาบอกให้ทุกคนได้ทราบกันค่ะ แม้ว่าจะมีมาตรฐานการบัญชีเป็นหลักปฏิบัติการ แต่ระบบบัญชีที่นำมาใช้กับธุรกิจก็ย่อมมีความแตกต่างกันออกไป ดังนั้นเราจึงจำเป็นที่จะต้องเลือกระบบบัญชีที่เหมาะสมกับขนาดและประเภทของธุรกิจนั้นๆ ดังนั้นผู้ประกอบการเองก็จำเป็นที่จะต้องเลือกระบบการบัญชีให้เหมาะสมกับองค์กร แต่จะเลือกอย่างไรนั้นวันนี้ผู้เขียนมีคำตอบมาให้กับผู้อ่านทุกท่าน เพื่อที่จะได้เข้าใจในเรื่องของการทำบัญชีตามขนาดและประเภทของธุรกิจ และการเลือกใช้ได้อย่างถูกต้องนั้นเอง
การบัญชีและการจัดการ สำหรับองค์กรธุรกิจ
หากพูดถึงการจัดทำบัญชีหรือหลักบันทึกรายการทางบัญชีแล้วนั้น มาตรฐานการบัญชีสามารถที่จะแบ่งออกเป็น 2 ระบบ ด้วยกัน ได้แก่ ระบบบัญชีแบบเดี่ยว และระบบบัญชีแบบคู่ การบันทึกบัญชีในแต่ละระบบนั้นจะมีความเหมาะสมกับขนาดของธุรกิจหรือองค์กรที่แตกต่างกันออกไป ดังนี้
- ระบบบัญชีแบบเดี่ยว
สำหรับหลักการบันทึกบัญชีตามแบบของระบบบัญชีแบบเดี่ยวนั้น เป็นวิธีการบันทึกบัญชีเพียงด้านเดียวเท่านั้น คือ ด้านเดบิตหรือด้านเครดิต เพียงด้านใดด้านหนึ่ง และ ระบบบัญชีเดี่ยวนี้จะบันทึกเฉพาะรายการในบัญชีเงินสด หรือบัญชีที่สำคัญบางบัญชี เช่น บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ การบันทึกบัญชีตามรูปแบบของการบันทึกระบบบัญชีเดี่ยวนี้ นิยมใช้ในกิจการหรือองค์กรขนาดเล็กที่เจ้าของเป็นผู้ควบคุมและจดบันทึกเอง
- ระบบบัญชีแบบคู่
หากพูดถึงหลักการบันทึกบัญชีตามรับแบบคู่นั้น จะเป็นวิธีการบันทึกบัญชีในรายการต่างๆ มักจะประกอบด้วยสมุดรายวันทั่วไป สมุดบัญชีที่ทำการแยกประเภท และรวมไปถึงเอกสารหลักฐานต่างๆ ที่อยู่ในรูปแบบของกาบันทึกอย่างเป็นระบบปฏิบัติการ ซึ่งเป็นระบบที่สามารถใช้ได้ทั้งในกิจการขนาดเล็ก องค์กรต่างๆ รวมไปถึงธุรกิจขนาดใหญ่ การบันทึกบัญชีตามแบบของระบบคู่นั้น โดยทั่วไปแล้วแต่ละรายการจะเกี่ยวข้องกับบัญชี 2 ด้าน คือบันทึกในด้านเครดิตหนึ่งบัญชี และการบันทึกในด้านเครดิตอีกหนึ่งบัญชี ด้วยจำนวนเงินที่เท่ากัน และจะมีผลทำให้เกิดดุลในด้านของการเงินด้วยตัวเอง
การบัญชี และการจัดการบัญชีให้เหมาะสมกับขนาดของธุรกิจ กิจการ หรือ องค์กรนั้น เป็นสิ่งที่สมควรทำ ข้อมูลจากการบัญชีจะแสดงให้เห็นถึงฐานะทางการเงินของธุรกิจองค์กรต่างๆ และประโยชน์ที่ได้ยังเป็นประโยชน์ในการวางแผนธุรกิจต่อไปอีกด้วย
นอกจากนั้นในเรื่องของนักบัญชีแล้วระหว่างองค์กรเล็กและองค์กรใหญ่ก็ย่อมมีความแตกต่างกัน หากเป็นองค์กรเล็กเจ้าของสามารถที่จะจัดการได้เองพนักงานน้อย สินค้าน้อย ก็ไม่ใช่เรื่องที่ยุ่งยากแต่หากถามว่าพนักงานรับทำบัญชีนั้นจำเป็นกับทั้งองค์กรเล็กและใหญ่หรือไม่นั้นคงต้องตอบว่าดีกว่า เพราะพนักงานบัญชีคือผู้ที่มีความรู้และจบมาในด้านเฉพาะทาง บางทีงานด้านตัวเลยอาจจะทำให้เราปวดหัว และหากเรานั้นไม่มีประสบการณ์มากพอก็อาจจะส่งผลเสียให้กับองค์กรได้ ลองคิดภาพตามหากคุณจัดการบัญชีเพียงคนเดียวแล้วมีปัญหาเนื่องจากทำบัญชีไม่ทัน ส่งผลให้ต้องให้เงินเดือนพนักงานช้าภาพลักษณ์ขององค์กรนั้นคงดูไม่ดี ทางที่ดีควรมีนักบัญชีผู้ที่มีความรู้และความถนัดในงานด้านนี้เข้ามาช่วยจะดีกว่า ยิ่งในองค์กรขนาดใหญ่หากไม่มีทีมงานที่จะเข้ามาจัดการในเรื่องของบัญชีหรือพนักงานบัญชีประจำนั้น อาจจะว่าจ้างบริษัทรับทำบัญชีที่น่าเชื่อถือมารับผิดชอบและจัดการในส่วนนี้จะเป็นทางดีกว่า เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องมีปัญหาหรือเรื่องจุกจิกในเรื่องของการเงินมาให้กวนใจเพราะพวกเขาเหล่านี้จะทำการจ่ายภาษีต่างๆและทำรายงานเรื่องตัวเลขมารายงานให้คุณเสร็จสับรวมถึงการทำรายการกำไรและขาดทุนสรุปมาให้คุณรวมถึงยังสามารถที่จะบอกถึงตัวเลขที่ควรจะลงทุนหรืองบประมาณที่ควรจะลงทุนในครั้งต่อไปให้แก่คุณได้อีกด้วย